Niezbędnik biznesmena online, czyli systemy internetowe w służbie przedsiębiorcy

Szczęściarze pędzący żywot na etatach mogą nie zdawać sobie sprawy z problemu, ale przedsiębiorcy, nawet – a może szczególnie – porywający się na jednoosobową działalność gospodarczą, szybko natykają się na tę minę: papierologia, logistyka i wszechstronna organizacja. Urzędy, pisma, druki, formularze i rozliczenia. Ciepła posadka pozwala na wiarę, że podatki to jakiś sezonowy detal, która załatwia się sam właściwie. Wygląda na to, że jest to jednak impreza całoroczna, na której w roli drinków z palemka wystąpić powinna księgowość. 

Księgowość to podstawa

Księgowość zresztą najwyraźniej też widzi siebie w roli królowej balu, bo od kiedy dane nowej „firmy” pojawiają się w spisie powszechnym przedsiębiorców, oszołomiony i zagubiony biznesmen lub biznesmenka zostają zaspamowani ofertami opieki nad finansami. Księgowość to podstawowy, ale nadal tylko jeden z kilku elementów biznesowej układanki. Wiadomo, że do prężnego działania firmy – nawet mikro – konieczne są przeróżne akcesoria, takie jak strona internetowa, wizytówki realne i wirtualne, identyfikacja wizualna i nadprzyrodzone ilości samodyscypliny. Wszystkiego za jednym zamachem omówić się nie da, zacznę więc od królowej księgowości.

Wyniki wyszukiwania Google dla frazy „księgowość online” nie pozostawia złudzeń: ifirma.pl jest liderem systemów internetowych dla księgości. Nie jest jednak jedynym graczem na rynku.

Do dwóch razy sztuka

Moja historia testów księgowości online, a konkretnie ifirmy, jest krótka, ale od razu wyboista. Założyłem konto, żeby sprawdzić, czy sprawy mojej aktywności zawodowej ogarnie. Poklikałem dostępne opcje i natrafiwszy na pierwszą niejasność zrezygnowałem. Po miesiącu wróciłem z podkulonym ogonem, bo okazało się, że bez wsparcia systemu internetowego  nie wszystkiego dopilnowałem. Przeprosiłem się z ifirmą, czyli zalogowałem ponownie po przerwie i od razu wiedziałem, że dobrze trafiłem: konto od razu zapytało o jakieś zaległe rozliczenia. Czyli pilnują ZUSu i podatków nawet wtedy, kiedy o to nie proszę. Tego mi było trzeba. Pojawiło się jednak pytanie: skoro ifirma tak potrafi dopilnować moich spraw, jak działają inne tego typu platformy? Tak poznałem portal SuperKsiegowa.pl. Porównajmy:).

Prościej się nie da

Interface chyba nie może być prostszy niż to, co prezentuje ifirma – wyraźny podział na jasne kategorie ułatwia wybór właściwej opcji. Możliwość zaksięgowania efaktur w wersji pdf za pomocą jednego przeciągnięcia pozwala wierzyć, że kiedyś odgruzuję pulpit.

SuperKsiegowa.pl podzielona jest na dwie strefy: biznesową i księgową. Zaprawdę, powiadam Wam, nie mam pojęcia, na czym polega różnica, skoro i tak wszystko kręci się wokół rozliczania firmy. Layout mimo wszystko przystępny.

Zbieraj kwity

Każdy początkujący przedsiębiorca musi wyrobić w sobie nawyk zbierania faktur wystawianych na firmę za wszelkie działania niezbędne do jej funkcjonowania. W przypadku freelancerów sprawa nie jest łatwa, bo często kosztem działalności jest rachunek za służbowe spotkanie w kawiarni lub inna – pozornie – błahostka. Te drobiazgi składają się jednak czasem na sumy warte rozliczenia, dlatego należy o nich pamiętać. Ifirma w pamiętaniu pomaga, w zakładce „Wydatki” znajdziemy przejrzystą kategoryzację, która wyczerpuje chyba wszystkie możliwe rodzaje kosztów.

SuperKsiegowa.pl też  pozwala na wprowadzenie i kategoryzowanie wydatków – przy założeniu, że chce nam się przeszukać 5 stron kategorii. Jeśli możliwość ładowania pdfu istnieje – ja jej nie znalazłem.

Money, money, money…

Jednym z przyjemniejszych aspektów bycia przedsiębiorcą jest oczywiście wystawianie rachunków/faktur za swoją pracę.  Opcja szybkiego wystawienia rachunku jest tu szalenie przydatna, szczególnie jeśli ma się stałych współpracowników, których system internetowy dla księgowości zapamiętuje. Funkcja „Wyślij mailem” to spełnienie marzeń wielu leniuszków. Szczerze mówiąc, moje pierwsze kroki w ifirmie wiązały się właśnie z koniecznością wystawienia rachunku i zakończyły się porażką. Możliwe, że wynikała ona z faktu, iż wybrałem opcję nie „szybki rachunek” tylko pełną wersję faktury sprzedażowej – i tu już się pojawiły schody, które prawdopodobnie ominęłabym konsultując się z obsługą serwisu – taka funkcja jest dostępna.

Konkurencja w tej sprawie też nie śpi, a nazwa „szybka faktura” obiecuje wiele. Na szczęście, działa prawidłowo.

Liczne dobra

Funkcji różnych księgowość online – zarówno ifirma, jak i SuperKsiegowa.pl – mają wiele – liczą kilometrówkę, ułatwiają prowadzenie ewidencji pojazdu, pomagają ogarnąć sprawy związane z rozliczeniami z pracownikami. Pracowników nie posiadam, ale nad wrzucaniem przejazdów samochodem w koszty myślałem i myśleć przestałem po konsultacjach z żywą księgową. Księgowość internetowa daje narzędzie, a nie słowa zachęty lub sugestie zaniechania, co jest jej ogromnym plusem. Minusem jest wskazywany też przez opiniujących serwis internautów, których zdanie wyszukałem gdzieś na forach: żywa księgowa może uchronić przed zgubnymi skutkami nadmiernego kombinowania, ifirma raczej krytycznie nie spojrzy na wprowadzane dane i nie powstrzyma przez nadmiarem zakupów wpuszczanych w koszty czy innymi formami igrania z uczciwością. Ten wątek ciekawie porusza platforma superksiegowa.pl: podkreślająca możliwość pełnego zdania się na wsparcie „żywych” księgowych i powtarza kojąco, że odpowiedzialność za poprawność działań księgowych spoczywa na serwisie, nie na użytkowniku. To pozwala uwierzyć w możliwość ominięcia scenariusza Ala Capone.

Podsumowanie

Myślę, że jako przedsiębiorca z doświadczeniem, księgowością online się podeprę, ale nie ograniczę do tej formy – wynika to pewnie w znacznym stopniu z braku zaufania do własnych możliwości, nie zaś wątpliwości na tle funkcjonowania serwisu. Taki plan częściowego korzystanie każe zwrócić uwagę na ważną sprawę: koszta. Oba serwisy są dostępne bezpłatnie oraz płatnie. Różnica między nimi polega na tym, że ifirma w wersji free pozwala jedynie fakturować, SuperKsięgowa nawet bezkosztowo jest kompleksowym narzędziem. Myślę, że oszczędność to argument „za”, który pozwala przełknąć kiepski layout. Jeśli macie wątpliwości na tle tego, czy księgowość online to rozwiązanie dla Was lub jeśli po prostu nie macie ochoty na eksperymenty, pamiętajcie: Al Capone trafił do pudła za podatki.